Domine a arte de escrever e-mails para melhorar o envolvimento e alcançar seus objetivos.
Existem muitas maneiras de estruturar um e-mail. No entanto, cada uma delas dependerá da indústria ou do propósito para o qual você deseja enviar o e-mail. Uma proposta de vendas não é o mesmo que um boletim informativo, por exemplo.
Por esse motivo, quero dar a você alguns princípios gerais que eu mesmo uso para escrever um e-mail e fazê-lo ser lido do início ao fim, seguindo algumas regras de etiqueta de e-mail e algumas dicas de redação…
Aqui estão eles…
Mantenha seus e-mails curtos para evitar o TL;DR
Sempre vá direto ao ponto. Todo mundo está ocupado e, em vez de ler, as pessoas “escaneiam” textos rapidamente.
Caso contrário, sua mensagem será perdida sob a enorme pilha de outros e-mails TL;DR que todos nós recebemos. Isso é obrigatório se você estiver escrevendo para um destinatário de nível C-Suite. Eles não têm tempo para ler nada.
Formate seus e-mails para torná-los mais digeríveis
Use títulos para criar blocos de informações, marcadores e negrito para destacar frases importantes ou tornar o conteúdo mais digerível.
Além disso, ao usar marcadores, tente colocar as informações importantes nas primeiras e últimas frases, que geralmente são as mais lidas:
- Informação importante
- Não tão importante
- Não tão importante
- Informação importante
Mantenha simples: as pessoas odeiam jargão
Use palavras que o destinatário conheça e evite jargão. As pessoas pensam que quanto mais complexo, melhor, mas é exatamente o oposto: não somos poetas ou PhDs (pelo menos eu não sou) que querem cativar a audiência com um estilo de linguagem floreado e shakespeariano.
Na maioria das vezes, somos profissionais de marketing e/ou representantes de vendas que precisam enviar uma mensagem simples: compre meu produto.
Escreva linhas mais curtas e deixe a leitura fluir
Sempre escreva frases curtas e sempre verifique se você pode dizer a mesma coisa com menos palavras e até palavras mais curtas.
Além disso, escreva parágrafos curtos: 2 ou 3 linhas por ideia são suficientes.
Melhor 2 do que 3, mas a ideia é obter “ritmo”.
Por exemplo: tente 1 frase, depois 3, depois 3 novamente, depois 2, etc. Assim, a leitura flui bem para o leitor.
Use IA para se inspirar, ser produtivo ou evitar o medo da página em branco
Desde o lançamento e adoção em massa do ChaptGPT (mais de 100 usuários neste momento), a IA está em toda parte. Claro, é uma ferramenta que todos devemos usar para sermos mais produtivos, mas, na minha opinião, há limites.
Quanto mais você usa, mais perde a capacidade de escrever, então tenha cuidado e use apenas quando precisar de alguma inspiração para continuar escrevendo.
Na verdade, você não precisa mudar de seu provedor de e-mail para o ChatGPT, se instalar a Extensão do Chrome do InboxPro, você pode usar a função de e-mail de IA do InboxPro, que permite escrever ou até resumir e-mails em questão de segundos. Quer experimentar?
Encerre seus e-mails com uma chamada para ação
Cada e-mail deve ter seu próprio objetivo. Às vezes, será para comunicar uma ideia, às vezes para convidar para uma reunião, assinar um contrato, etc.
Todos eles têm algo em comum: precisam de ação para serem realizados. Mas, muitas vezes, não é tão óbvio e o destinatário não saberá quais são os próximos passos se você não os mencionar.
Portanto, certifique-se de incluir uma chamada para ação dependendo do contexto, como:
- O que você acha?
- Nos encontramos nesta quarta-feira às 10h00?
- Posso ligar para você amanhã?
- Você teve algum tempo para ler meu último resumo?
Não se esqueça da cortesia
Uma saudação inicial, um comentário sobre a família (se você tiver confiança), uma calorosa recepção, um elogio por uma conquista…
Todos são fórmulas sociais que elevam o jogo da comunicação.
Não se trata apenas de cortesia, trata-se de se conectar… e se você realmente quer se conectar com alguém, precisa fazê-lo do fundo do coração, não porque é uma etiqueta obrigatória em alguns contextos.
E sim, seus clientes ou leads podem não aplicar essas técnicas de comunicação, mas você estabelecerá um padrão de qualidade mais alto que certamente será lembrado…
E ser lembrado é o primeiro passo para fazer uma venda. Não acha?
Tenha um dia agradável e produtivo!
