Ontdek InboxPro Zero, de moderne aanpak voor e-mailbeheer met behulp van AI voor efficiënte inboxorganisatie.
Ken je de Inbox Zero-filosofie? Het werd bedacht door Merlin Mann, een Amerikaanse schrijver die het concept in het midden van de jaren 2000 populair maakte. In een beroemd artikel stelde hij een strategie voor om je inbox op een effectievere manier te beheren om stress te verminderen en de productiviteit te verhogen.
Hoe werkt Inbox Zero?
Het bestaat uit het krijgen van je inbox op nul wanneer je werkdag eindigt, maar dat betekent niet dat je alle e-mails hebt gelezen of beantwoord, maar dat je door die belangrijk waren (en beantwoord moesten worden) hebt gezeefd en de rest hebt gesorteerd.
De voordelen zijn duidelijk, zoals eerder gezegd, minder stress en meer productiviteit omdat er aan het einde van de dag geen onopgeloste zaken zijn.
Het systeem werkt door tags zoals deze te maken:
- Actie: e-mails waarop je moet reageren.
- Wachten op: e-mails waarop je wacht op een antwoord.
- Later lezen: e-mails die nuttige informatie bevatten.
- Overig: e-mails die kunnen worden gearchiveerd, gedempt of verwijderd.
Zodat, elke keer dat er een e-mail binnenkomt, je je kunt concentreren op degenen waarop je moet antwoorden en de rest op een later tijdstip kunt beheren.
Werkt de Inbox Zero-filosofie nog steeds in 2023?
Maar de vraag is: werkt de Inbox Zero-filosofie nog steeds in de jaren 2020? De situatie is veranderd (veel), we hebben allemaal meerdere inboxen, we moeten meldingen beheren niet alleen per e-mail maar ook van sociale media en ze zijn allemaal belangrijk.
Dus, is het mogelijk om een lege inbox te behouden? In een meer recent artikel, heeft Merlin Mann zelf geschreven dat we waarschijnlijk niet meer Inbox Zero kunnen bereiken, maar dat we de meerdere inboxen nog steeds op een slimmere manier kunnen beheren.
Hoe? Door deze principes te volgen:
- Accepteer dat bijna alles in je leven een inbox is: ga uit van de veronderstelling dat dit onbeheersbaar is. Dat is het.
- Stel tijden in om e-mail te lezen: als je productief wilt zijn, controleer dan je e-mail niet constant, stel in plaats daarvan specifieke tijden in om te lezen en te reageren.
- Schakel uit: sta jezelf toe om van tijd tot tijd los te koppelen van e-mail, anders word je gek.
Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik denk dat deze principes een beetje vaag zijn. Oké, ze zijn gemakkelijk te begrijpen maar moeilijk in de praktijk te brengen omdat:
- Uitschakelen betekent dat wanneer je terugkomt bij je inbox, je een grotere stapel e-mails hebt die op je wachten.
- Tijden instellen is niet altijd mogelijk als je wacht op een collega of zelfs je baas om je wat informatie te sturen.
- En accepteren dat je niet alle inboxen kunt beheren, betekent dat je vanaf het begin verslagen bent.
Wij bij InboxPro stellen een andere aanpak voor om met e-mail te werken door de nieuwe tools te combineren die AI en automatisering bieden. We noemen het InboxPro Zero!
InboxPro Zero e-mailsysteem voor beheer
- Actie: gebruik de tool “Samenvatten” en “Sjablonen” met kant-en-klare antwoorden op de meest voorkomende vragen om zo snel mogelijk te antwoorden.
- Wachten op: gebruik de tool “Follow-ups” van InboxPro om de follow-upketen van e-mails te automatiseren.
- Later lezen: gebruik “Snooze” om de e-mail opnieuw te verzenden en een automatische herinnering te hebben.
- Overig: als het je niet interesseert, denk er dan niet aan, verwijder het.
Geef het een kans en laat me weten of je dit systeem leuk vindt. Probeer InboxPro hier.
Een fijne en productieve dag gewenst!
