Beheers de kunst van e-mail schrijven om betrokkenheid te verbeteren en je doelen te bereiken.
Er zijn veel manieren om een e-mail te structureren. Elke structuur hangt echter af van de branche of het doel waarvoor je de e-mail wilt verzenden. Een verkoopvoorstel is bijvoorbeeld niet hetzelfde als een nieuwsbrief.
Daarom wil ik je enkele algemene principes geven die ik zelf gebruik om een e-mail te schrijven en ervoor te zorgen dat deze van boven naar beneden wordt gelezen door enkele e-mailetiquetteregels en enkele copywriting-tips te volgen…
Hier zijn ze…
Houd je e-mails kort om TL;DR te vermijden
Kom altijd ter zake. Iedereen is druk en in plaats van te lezen, scannen mensen teksten snel.
Anders raakt je bericht verloren onder de enorme stapel andere TL;DR-e-mails die we allemaal ontvangen. Dit is een must als je schrijft naar een ontvanger op C-Suite-niveau. Zij hebben helemaal geen tijd om te lezen.
Formatteer je e-mails om ze gemakkelijker te maken
Gebruik koppen om blokken informatie te creëren, opsommingstekens en vetgedrukte tekst om belangrijke zinnen te benadrukken of de inhoud gemakkelijker te maken.
Bovendien, bij het gebruik van opsommingstekens, probeer de belangrijke informatie in de eerste en laatste zinnen te plaatsen, die meestal het meest worden gelezen:
- Belangrijke informatie
- Niet zo belangrijk
- Niet zo belangrijk
- Belangrijke informatie
Houd het simpel: mensen haten jargon
Gebruik woorden die de ontvanger kent en vermijd jargon. Mensen denken dat hoe complexer hoe beter, maar het is precies het tegenovergestelde: we zijn geen dichters of PhD’s (althans ik niet) die het publiek willen boeien met een bloemrijke en Shakespeariaanse taalstijl.
We zijn voornamelijk marketeers en/of verkopers die een eenvoudige boodschap moeten sturen: koop mijn spullen.
Schrijf kortere zinnen en laat de leesstroom lopen
Schrijf altijd korte zinnen en controleer altijd of je hetzelfde kunt zeggen met minder woorden en zelfs kortere woorden.
Bovendien, schrijf korte alinea’s: 2 of 3 regels per idee is genoeg.
Beter 2 dan 3, maar het idee is om “ritme” te krijgen.
Bijvoorbeeld: probeer 1 zin, dan 3, dan weer 3, dan 2, enz. Zo is de leesstroom prettig voor de lezer.
Gebruik AI om geïnspireerd te raken, productief te zijn of de angst voor het lege blad te vermijden
Sinds de lancering en massale adoptie van ChaptGPT (meer dan 100 gebruikers op dit moment) is AI overal. Natuurlijk is het een tool die we allemaal moeten gebruiken om productiever te zijn, maar naar mijn mening zijn er grenzen.
Hoe meer je het gebruikt, hoe meer je het vermogen om te schrijven verliest, dus wees voorzichtig en gebruik het alleen als je wat inspiratie nodig hebt om door te gaan met schrijven.
Je hoeft eigenlijk niet over te schakelen van je e-mailprovider naar ChatGPT, als je de Chrome-extensie van InboxPro installeert, kun je InboxPro’s AI e-mailfunctie gebruiken, waarmee je e-mails kunt schrijven of zelfs samenvatten in enkele seconden. Wil je het proberen?
Sluit je e-mails af met een oproep tot actie
Elke e-mail moet zijn eigen doel hebben. Soms is het om een idee te communiceren, soms om uit te nodigen voor een vergadering, om een contract te ondertekenen, enz.
Ze hebben allemaal iets gemeen: ze hebben actie nodig om te worden voltooid. Maar heel vaak is het niet zo duidelijk en weet de ontvanger niet wat de volgende stappen zijn als je ze niet vermeldt.
Zorg er dus voor dat je een oproep tot actie opneemt, afhankelijk van de context, zoals:
- Wat denk je?
- Ontmoeten we elkaar deze woensdag om 10.00 uur?
- Kan ik je morgen bellen?
- Heb je wat tijd gehad om mijn laatste samenvatting te lezen?
Vergeet de beleefdheid niet
Een begroeting, een opmerking over de familie (als je zelfverzekerd bent), een warm welkom, een compliment voor een prestatie…
Het zijn allemaal sociale formules die het communicatiespel verhogen.
Het gaat niet alleen om beleefdheid, het gaat om verbinding maken… en als je echt verbinding wilt maken met iemand, moet je het vanuit het diepst van je hart doen, niet omdat het een verplichte etiquette is in sommige contexten.
En ja, je klanten of leads passen misschien niet deze communicatietechnieken toe, maar je zult een hogere kwaliteitsstandaard stellen die zeker zal worden onthouden…
En herinnerd worden is de eerste stap om een verkoop te maken. Vind je niet?
Een fijne en productieve dag gewenst!
