Scopri InboxPro Zero, l'approccio moderno alla gestione delle email che sfrutta l'IA per un'organizzazione efficiente della casella di posta.
Conosci la filosofia di Inbox Zero? È stata coniata da Merlin Mann, uno scrittore americano che ha reso popolare il concetto a metà degli anni 2000. In un famoso articolo, ha proposto una strategia per gestire la tua casella di posta in modo più efficace al fine di ridurre lo stress e accelerare la produttività.
Come funziona Inbox Zero?
Consiste nel portare la tua casella di posta a zero alla fine della tua giornata lavorativa, ma non significa che hai letto o risposto a tutte le email, ma che hai selezionato quelle importanti (e che necessitavano di una risposta) e ordinato il resto.
I vantaggi sono ovvi, come detto in precedenza, meno stress e maggiore produttività perché, alla fine della giornata, non ci sono problemi irrisolti.
Il sistema funziona creando tag come questi:
- Azione: email a cui devi rispondere.
- In attesa: email per cui stai aspettando una risposta.
- Leggi dopo: email che contengono informazioni utili.
- Altro: email che possono essere archiviate, disattivate o eliminate.
In questo modo, ogni volta che arriva una email, puoi concentrarti su quelle a cui devi rispondere e il resto verrà gestito in un secondo momento.
La filosofia di Inbox Zero funziona ancora nel 2023?
Ma la domanda è: la filosofia di Inbox Zero funziona ancora negli anni 2020? La situazione è cambiata (molto), tutti abbiamo più caselle di posta, dobbiamo gestire le notifiche non solo tramite email ma anche dai social media e tutte sono importanti.
Quindi, è possibile mantenere una casella di posta vuota? In un articolo più recente, lo stesso Merlin Mann ha scritto che probabilmente non possiamo più raggiungere Inbox Zero, ma possiamo comunque gestire le multiple caselle di posta in modo più intelligente.
Come? Seguendo questi principi:
- Accetta che quasi tutto nella tua vita è una casella di posta: parte dall’assunzione che questo è ingestibile. E basta.
- Imposta orari per leggere le email: se vuoi essere produttivo, non controllare costantemente le email, imposta orari specifici per leggere e rispondere invece.
- Spegnete: concediti di disconnetterti dalle email di tanto in tanto, altrimenti impazzirai.
Non so voi, ma penso che questi principi siano un po’ vaghi. Ok, sono facili da capire ma difficili da mettere in pratica perché:
- Spegnere significa che quando torni alla tua casella di posta avrai una pila più grande di email in attesa.
- Impostare gli orari non è sempre possibile se stai aspettando che un collega o persino il tuo capo ti invii alcune informazioni.
- E accettare che non puoi gestire tutte le caselle di posta significa che sei sconfitto fin dall’inizio.
Noi, in InboxPro, suggeriamo un altro approccio per lavorare con le email incorporando i nuovi strumenti che forniscono AI e automazione. Lo chiamiamo InboxPro Zero!
Sistema di gestione delle email InboxPro Zero
- Azione: utilizza lo strumento “Sintetizza” e “Modelli” con risposte pronte all’uso per le domande più comuni per rispondere il più rapidamente possibile.
- In attesa: utilizza lo strumento “Follow-up” di InboxPro per automatizzare la catena di email di follow-up.
- Leggi dopo: utilizza “Snooze” per inviare di nuovo l’email e avere un promemoria automatico.
- Altro: se non ti interessa, non pensarci, eliminalo.
Dagli una possibilità e fammi sapere se ti piace questo sistema. Prova InboxPro qui.
Buona e produttiva giornata!
