Como estruturar um e-mail para garantir que ele seja lido

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Domine a arte de escrever e-mails para melhorar o envolvimento e alcançar seus objetivos.

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Existem muitas maneiras de estruturar um e-mail. No entanto, cada uma delas dependerá da indústria ou do propósito para o qual você deseja enviar o e-mail. Uma proposta de vendas não é o mesmo que um boletim informativo, por exemplo.

Por esse motivo, quero dar a você alguns princípios gerais que eu mesmo uso para escrever um e-mail e fazê-lo ser lido do início ao fim, seguindo algumas regras de etiqueta de e-mail e algumas dicas de redação…

Aqui estão eles…

Mantenha seus e-mails curtos para evitar o TL;DR

Sempre vá direto ao ponto. Todo mundo está ocupado e, em vez de ler, as pessoas “escaneiam” textos rapidamente.

Caso contrário, sua mensagem será perdida sob a enorme pilha de outros e-mails TL;DR que todos nós recebemos. Isso é obrigatório se você estiver escrevendo para um destinatário de nível C-Suite. Eles não têm tempo para ler nada.

Formate seus e-mails para torná-los mais digeríveis

Use títulos para criar blocos de informações, marcadores e negrito para destacar frases importantes ou tornar o conteúdo mais digerível.

Além disso, ao usar marcadores, tente colocar as informações importantes nas primeiras e últimas frases, que geralmente são as mais lidas:

  • Informação importante
  • Não tão importante
  • Não tão importante
  • Informação importante

Mantenha simples: as pessoas odeiam jargão

Use palavras que o destinatário conheça e evite jargão. As pessoas pensam que quanto mais complexo, melhor, mas é exatamente o oposto: não somos poetas ou PhDs (pelo menos eu não sou) que querem cativar a audiência com um estilo de linguagem floreado e shakespeariano.

Na maioria das vezes, somos profissionais de marketing e/ou representantes de vendas que precisam enviar uma mensagem simples: compre meu produto.

Escreva linhas mais curtas e deixe a leitura fluir

Sempre escreva frases curtas e sempre verifique se você pode dizer a mesma coisa com menos palavras e até palavras mais curtas.

Além disso, escreva parágrafos curtos: 2 ou 3 linhas por ideia são suficientes.

Melhor 2 do que 3, mas a ideia é obter “ritmo”.

Por exemplo: tente 1 frase, depois 3, depois 3 novamente, depois 2, etc. Assim, a leitura flui bem para o leitor.

Use IA para se inspirar, ser produtivo ou evitar o medo da página em branco

Desde o lançamento e adoção em massa do ChaptGPT (mais de 100 usuários neste momento), a IA está em toda parte. Claro, é uma ferramenta que todos devemos usar para sermos mais produtivos, mas, na minha opinião, há limites.

Quanto mais você usa, mais perde a capacidade de escrever, então tenha cuidado e use apenas quando precisar de alguma inspiração para continuar escrevendo.

Na verdade, você não precisa mudar de seu provedor de e-mail para o ChatGPT, se instalar a Extensão do Chrome do InboxPro, você pode usar a função de e-mail de IA do InboxPro, que permite escrever ou até resumir e-mails em questão de segundos. Quer experimentar?

Encerre seus e-mails com uma chamada para ação

Cada e-mail deve ter seu próprio objetivo. Às vezes, será para comunicar uma ideia, às vezes para convidar para uma reunião, assinar um contrato, etc.

Todos eles têm algo em comum: precisam de ação para serem realizados. Mas, muitas vezes, não é tão óbvio e o destinatário não saberá quais são os próximos passos se você não os mencionar.

Portanto, certifique-se de incluir uma chamada para ação dependendo do contexto, como:

  • O que você acha?
  • Nos encontramos nesta quarta-feira às 10h00?
  • Posso ligar para você amanhã?
  • Você teve algum tempo para ler meu último resumo?

Não se esqueça da cortesia

Uma saudação inicial, um comentário sobre a família (se você tiver confiança), uma calorosa recepção, um elogio por uma conquista…

Todos são fórmulas sociais que elevam o jogo da comunicação.

Não se trata apenas de cortesia, trata-se de se conectar… e se você realmente quer se conectar com alguém, precisa fazê-lo do fundo do coração, não porque é uma etiqueta obrigatória em alguns contextos.

E sim, seus clientes ou leads podem não aplicar essas técnicas de comunicação, mas você estabelecerá um padrão de qualidade mais alto que certamente será lembrado…

E ser lembrado é o primeiro passo para fazer uma venda. Não acha?

Tenha um dia agradável e produtivo!

Yaye Caceres
Article by Yaye Caceres Indie Maker and InboxPro's founder, Yaye Caceres brings over a decade of experience from the digital product industry, SaaS businesses, and tech startups. When not programming, he is reading or enjoying triathlon training.

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