Inbox Zero : guide complet de la gestion des e-mails en 2023

Connaissez-vous la philosophie Inbox Zero ? Elle a été inventée par Merlin Mann, un écrivain américain qui a popularisé le concept au milieu des années 2000. Dans un article célèbre, il a proposé une stratégie pour gérer votre boîte de réception de manière plus efficace afin de réduire le stress et d’accélérer la productivité.

Comment fonctionne Inbox Zero ?

Il s’agit de vider votre boîte de réception à la fin de votre journée de travail, mais cela ne signifie pas que vous avez lu ou répondu à tous les e-mails, mais que vous avez trié ceux qui étaient importants (et qui devaient être répondu) et trié le reste.

Les avantages sont évidents, comme dit précédemment, moins de stress et une plus grande productivité car, à la fin de la journée, il n’y a pas de problèmes non résolus.

Le système fonctionne en créant des étiquettes comme celles-ci :

• Action : les e-mails auxquels vous devez répondre.
• En attente : les e-mails pour lesquels vous attendez une réponse.
• Lire plus tard : les e-mails qui contiennent des informations utiles.
• Autres : les e-mails qui peuvent être archivés, mis en sourdine ou supprimés.

Ainsi, chaque fois qu’un e-mail arrive, vous pouvez vous concentrer sur ceux auxquels vous devez répondre et le reste sera géré ultérieurement.

La philosophie Inbox Zero fonctionne-t-elle encore en 2023 ?

Mais la question est : la philosophie Inbox Zero fonctionne-t-elle encore dans les années 2020 ? La situation a changé (beaucoup), nous avons tous plusieurs boîtes de réception, nous devons gérer les notifications non seulement par e-mail mais aussi des réseaux sociaux et elles sont toutes importantes.

Alors, est-il possible de maintenir une boîte de réception vide ? Dans un article plus récent, Merlin Mann lui-même a écrit que nous ne pouvons probablement plus atteindre Inbox Zero, mais nous pouvons toujours gérer les multiples boîtes de réception de manière plus intelligente.

Comment ? En suivant ces principes :

• Acceptez que presque tout dans votre vie est une boîte de réception : à part l’hypothèse que cela est ingérable. C’est tout.
• Définissez des moments pour lire les e-mails : si vous voulez être productif, ne vérifiez jamais votre e-mail constamment, définissez des moments spécifiques pour lire et répondre.
• Éteignez : permettez-vous de vous déconnecter de l’e-mail de temps en temps, sinon vous deviendrez fou.

Je ne sais pas pour vous, mais je trouve que ces principes sont un peu vagues. Ok, ils sont faciles à comprendre mais difficiles à mettre en pratique car :

• L’extinction signifie que lorsque vous revenez à votre boîte de réception, vous aurez une pile d’e-mails plus importante qui vous attend.
• Définir des moments n’est pas toujours possible si vous attendez qu’un collègue ou même votre patron vous envoie des informations.
• Et accepter que vous ne pouvez pas gérer toutes les boîtes de réception signifie que vous êtes vaincu dès le début.

Nous, chez InboxPro, suggérons une autre approche pour travailler avec les e-mails en intégrant les nouveaux outils fournis par l’IA et l’automatisation. Nous l’appelons InboxPro Zero !

Le système de gestion des e-mails InboxPro Zero

• Action : utilisez l’outil “Résumé” et les “Modèles” avec des réponses prêtes à l’emploi aux questions les plus courantes pour répondre le plus rapidement possible.
• En attente : utilisez l’outil “Suivis” d’InboxPro pour automatiser la chaîne de suivi des e-mails.
• Lire plus tard : utilisez “Snooze” pour renvoyer l’e-mail et avoir un rappel automatique.
• Autres : s’il ne vous intéresse pas, ne pensez pas à cela, supprimez-le.

Donnez-lui une chance et faites-moi savoir si vous aimez ce système. Essayez InboxPro ici.

Bonne journée productive !