Maîtrisez l'art de l'écriture d'e-mails pour améliorer l'engagement et atteindre vos objectifs.
Il existe de nombreuses façons de structurer un email. Cependant, chacune dépendra de l’industrie ou du but pour lequel vous souhaitez envoyer l’email. Une proposition commerciale n’est pas la même chose qu’une newsletter, par exemple.
Pour cette raison, je souhaite vous donner quelques principes généraux que j’utilise moi-même pour écrire un email et le faire lire du début à la fin en suivant les règles de l’étiquette de l’email et quelques astuces de rédaction…
Les voici…
Raccourcissez vos emails pour éviter le TL;DR
Allez toujours droit au but. Tout le monde est occupé et plutôt que de lire, les gens “scannent” rapidement les textes.
Sinon, votre message sera perdu sous la masse énorme d’autres emails TL;DR que nous recevons tous. C’est une obligation si vous écrivez à un destinataire de niveau C-Suite. Ils n’ont pas du tout le temps de lire.
Formatez vos emails pour les rendre plus digestes
Utilisez des titres pour créer des blocs d’informations, des puces et des caractères gras pour mettre en évidence les phrases importantes ou rendre le contenu plus digeste.
De plus, lors de l’utilisation de puces, essayez de mettre les informations importantes dans les premières et dernières phrases, qui sont généralement les plus lues :
- Information importante
- Pas si important
- Pas si important
- Information importante
Simplifiez : les gens détestent le jargon
Utilisez des mots que le destinataire connaît et évitez le jargon. Les gens pensent que plus c’est complexe, mieux c’est, mais c’est exactement le contraire : nous ne sommes pas des poètes ou des doctorants (du moins je ne le suis pas) qui veulent captiver le public avec un style de langage fleuri et shakespearien.
Nous sommes surtout des marketeurs et/ou des représentants commerciaux qui ont besoin d’envoyer un message simple : achetez mon produit.
Écrivez des phrases courtes et laissez la lecture couler
Écrivez toujours des phrases courtes et vérifiez toujours si vous pouvez dire la même chose avec moins de mots et même des mots plus courts.
De plus, écrivez des paragraphes courts : 2 ou 3 lignes par idée suffisent.
Mieux vaut 2 que 3, mais l’idée est d’avoir un “rythme”.
Par exemple : essayez 1 phrase, puis 3, puis 3 à nouveau, puis 2, etc. Ainsi, la lecture est agréable pour le lecteur.
Utilisez l’IA pour vous inspirer, être productif ou éviter la peur de la page blanche
Depuis le lancement et l’adoption massive de ChaptGPT (plus de 100 utilisateurs à ce moment), l’IA est partout. Bien sûr, c’est un outil que nous devons tous utiliser pour être plus productifs, mais à mon avis, il y a des limites.
Plus vous l’utilisez, plus vous perdez la capacité d’écrire, alors soyez prudent et utilisez-le uniquement lorsque vous avez besoin d’inspiration pour continuer à écrire.
En fait, vous n’avez pas besoin de passer de votre fournisseur d’e-mails à ChatGPT, si vous installez l’extension Chrome d’InboxPro, vous pouvez utiliser la fonctionnalité d’IA d’InboxPro pour les e-mails, qui vous permet d’écrire ou même de résumer des e-mails en quelques secondes. Vous voulez essayer ?
Concluez vos emails par un appel à l’action
Chaque e-mail doit avoir son propre objectif. Parfois, il s’agira de communiquer une idée, parfois d’inviter à une réunion, de signer un contrat, etc.
Ils ont tous quelque chose en commun : ils ont besoin d’une action pour être accomplis. Mais très souvent, ce n’est pas si évident et le destinataire ne saura pas quelles sont les prochaines étapes si vous ne les mentionnez pas.
Assurez-vous donc d’inclure un appel à l’action en fonction du contexte, tel que :
- Qu’en pensez-vous ?
- Nous rencontrons-nous ce mercredi à 10h00 ?
- Puis-je vous appeler demain ?
- Avez-vous eu le temps de lire mon dernier récapitulatif ?
N’oubliez pas la courtoisie
Une salutation initiale, un commentaire sur la famille (si vous êtes confiant), un accueil chaleureux, un compliment pour une réalisation…
Ce sont toutes des formules sociales qui élèvent le jeu de la communication.
Il ne s’agit pas seulement de courtoisie, il s’agit de se connecter… et si vous voulez vraiment vous connecter avec quelqu’un, vous devez le faire du fond de votre cœur, pas parce que c’est une étiquette obligatoire dans certains contextes.
Et oui, vos clients ou prospects peuvent ne pas appliquer ces techniques de communication, mais vous établirez une norme de qualité supérieure qui sera sûrement mémorisée…
Et être mémorisé est la première étape pour réaliser une vente. Ne pensez-vous pas ?
Bonne journée productive !
