Meistern Sie die Kunst des E-Mail-Schreibens, um die Interaktion zu verbessern und Ihre Ziele zu erreichen.
Es gibt viele Möglichkeiten, eine E-Mail zu strukturieren. Jede hängt jedoch von der Branche oder dem Zweck ab, für den Sie die E-Mail senden möchten. Ein Verkaufsvorschlag ist beispielsweise nicht dasselbe wie ein Newsletter.
Aus diesem Grund möchte ich Ihnen einige allgemeine Prinzipien geben, die ich selbst verwende, um eine E-Mail zu schreiben und sie von oben bis unten zu lesen, indem ich einige E-Mail-Etikette-Regeln und einige Copywriting-Tipps befolge…
Hier sind sie…
Halten Sie Ihre E-Mails kurz, um TL;DR zu vermeiden
Kommen Sie immer auf den Punkt. Jeder ist beschäftigt und anstatt zu lesen, scannen Menschen Texte schnell.
Andernfalls geht Ihre Nachricht unter der massiven Menge anderer TL;DR-E-Mails verloren, die wir alle erhalten. Dies ist ein Muss, wenn Sie an einen Empfänger auf C-Suite-Ebene schreiben. Sie haben überhaupt keine Zeit zum Lesen.
Formatieren Sie Ihre E-Mails, um sie verdaulicher zu machen
Verwenden Sie Überschriften, um Informationsblöcke zu erstellen, Aufzählungszeichen und Fettdruck, um wichtige Phrasen hervorzuheben oder den Inhalt verdaulicher zu machen.
Wenn Sie Aufzählungszeichen verwenden, versuchen Sie, die wichtigen Informationen in den ersten und letzten Sätzen zu platzieren, die normalerweise am meisten gelesen werden:
- Wichtige Informationen
- Nicht so wichtig
- Nicht so wichtig
- Wichtige Informationen
Halten Sie es einfach: Menschen hassen Fachjargon
Verwenden Sie Wörter, die der Empfänger kennt, und vermeiden Sie Fachjargon. Die Leute denken, dass je komplexer, desto besser, aber es ist genau das Gegenteil: Wir sind keine Dichter oder Doktoren (zumindest ich nicht), die das Publikum mit einem Blühen und einem Shakespearischen Sprachstil fesseln wollen.
Wir sind größtenteils Vermarkter und/oder Vertriebsmitarbeiter, die eine einfache Botschaft senden müssen: Kaufen Sie meine Sachen.
Schreiben Sie kürzere Zeilen und lassen Sie den Lesefluss
Schreiben Sie immer kurze Sätze und prüfen Sie immer, ob Sie dasselbe mit weniger Worten und noch kürzeren Worten sagen können.
Schreiben Sie außerdem kurze Absätze: 2 oder 3 Zeilen pro Idee reichen aus.
Besser 2 als 3, aber die Idee ist, “Rhythmus” zu bekommen.
Versuchen Sie zum Beispiel: 1 Satz, dann 3, dann wieder 3, dann 2, etc. So ist der Lesefluss für den Leser angenehm.
Verwenden Sie AI, um inspiriert zu werden, produktiver zu sein oder die Angst vor der leeren Seite zu vermeiden
Seit dem Start und der massiven Adoption von ChaptGPT (mehr als 100 Benutzer zu diesem Zeitpunkt) ist AI überall. Natürlich ist es ein Werkzeug, das wir alle nutzen müssen, um produktiver zu sein, aber meiner Meinung nach gibt es Grenzen.
Je mehr Sie es verwenden, desto mehr verlieren Sie die Fähigkeit zu schreiben, also seien Sie vorsichtig und verwenden Sie es nur, wenn Sie etwas Inspiration brauchen, um weiter zu schreiben.
Tatsächlich müssen Sie nicht von Ihrem E-Mail-Anbieter zu ChatGPT wechseln. Wenn Sie die Chrome-Erweiterung von InboxPro installieren, können Sie die AI-E-Mail-Funktion von InboxPro nutzen, mit der Sie E-Mails in Sekundenschnelle schreiben oder sogar zusammenfassen können. Möchten Sie es ausprobieren?
Schließen Sie Ihre E-Mails mit einer Handlungsaufforderung ab
Jede E-Mail sollte ihr eigenes Ziel haben. Manchmal geht es darum, eine Idee zu kommunizieren, manchmal um eine Einladung zu einem Treffen, um einen Vertrag zu unterzeichnen usw.
Sie haben alle etwas gemeinsam: sie benötigen eine Handlung, um erledigt zu werden. Aber oft ist es nicht so offensichtlich und der Empfänger wird nicht wissen, was die nächsten Schritte sind, wenn Sie sie nicht erwähnen.
Stellen Sie also sicher, dass Sie je nach Kontext eine Handlungsaufforderung einschließen, wie z.B.:
- Was denken Sie?
- Treffen wir uns diesen Mittwoch um 10.00 Uhr?
- Kann ich Sie morgen anrufen?
- Hatten Sie Zeit, meinen letzten Rückblick zu lesen?
Vergessen Sie die Höflichkeit nicht
Eine Begrüßung, ein Kommentar über die Familie (wenn Sie vertraut sind), ein herzliches Willkommen, ein Kompliment für eine Leistung…
Das sind alles soziale Formeln, die das Spiel der Kommunikation erhöhen.
Es geht nicht nur um Höflichkeit, es geht um Verbindung… und wenn Sie wirklich mit jemandem in Verbindung treten wollen, müssen Sie es von Herzen tun, nicht weil es in einigen Kontexten eine obligatorische Etikette ist.
Und ja, Ihre Kunden oder Leads wenden möglicherweise nicht diese Kommunikationstechniken an, aber Sie setzen einen höheren Qualitätsstandard, der sicherlich in Erinnerung bleiben wird…
Und in Erinnerung zu bleiben ist der erste Schritt zum Verkauf. Nicht wahr?
Ich wünsche Ihnen einen schönen und produktiven Tag!
