Inbox Zero: Das ultimative E-Mail-Management-System 2023

Kennen Sie die Inbox Zero-Philosophie? Sie wurde von Merlin Mann, einem amerikanischen Schriftsteller, der das Konzept in den mittleren 2000er Jahren populär machte, geprägt. In einem berühmten Artikel schlug er eine Strategie vor, um Ihren Posteingang auf eine effektivere Weise zu verwalten, um Stress zu reduzieren und die Produktivität zu steigern.

Wie funktioniert Inbox Zero?

Es besteht darin, Ihren Posteingang auf Null zu bringen, wenn Ihr Arbeitstag endet, aber das bedeutet nicht, dass Sie alle E-Mails gelesen oder beantwortet haben, sondern dass Sie diejenigen durchgesehen haben, die wichtig waren (und beantwortet werden mussten) und den Rest sortiert haben.

Die Vorteile sind offensichtlich, wie bereits erwähnt, weniger Stress und eine höhere Produktivität, weil am Ende des Tages keine ungelösten Probleme mehr vorhanden sind.

Das System funktioniert durch das Erstellen von Tags wie diesen:

• Aktion: E-Mails, auf die Sie antworten müssen.
• Warten auf: E-Mails, auf die Sie eine Antwort erwarten.
• Später lesen: E-Mails, die nützliche Informationen enthalten.
• Andere: E-Mails, die archiviert, stummgeschaltet oder gelöscht werden können.

So können Sie sich jedes Mal, wenn eine E-Mail eingeht, auf diejenigen konzentrieren, auf die Sie antworten müssen, und der Rest wird zu einem späteren Zeitpunkt verwaltet.

Funktioniert die Inbox Zero-Philosophie noch im Jahr 2023?

Aber die Frage ist: Funktioniert die Inbox Zero-Philosophie noch im 2020er Jahren? Die Situation hat sich (sehr) verändert, wir haben alle mehrere Posteingänge, wir müssen Benachrichtigungen nicht nur per E-Mail, sondern auch von sozialen Medien verwalten, und sie sind alle wichtig.

Ist es also möglich, einen leeren Posteingang zu halten? In einem neueren Artikel hat Merlin Mann selbst geschrieben, dass wir wahrscheinlich nicht mehr Inbox Zero erreichen können, aber wir können die mehreren Posteingänge immer noch auf eine klügere Weise verwalten.

Wie? Indem Sie diesen Grundsätzen folgen:

• Akzeptieren Sie, dass fast alles in Ihrem Leben ein Posteingang ist: Gehen Sie davon aus, dass dies unverwaltbar ist. Das ist es.
• Legen Sie Zeiten zum Lesen von E-Mails fest: Wenn Sie produktiv sein möchten, überprüfen Sie Ihre E-Mails niemals ständig, sondern legen Sie spezifische Zeiten zum Lesen und Antworten fest.
• Schalten Sie ab: Erlauben Sie sich, sich von Zeit zu Zeit von E-Mails abzuschalten, sonst werden Sie verrückt.

Ich weiß nicht, wie es Ihnen geht, aber ich denke, dass diese Grundsätze ein wenig vage sind. Ok, sie sind leicht zu verstehen, aber schwer in die Praxis umzusetzen, weil:

• Abschalten bedeutet, dass Sie, wenn Sie zu Ihrem Posteingang zurückkehren, einen größeren Stapel von E-Mails auf Sie warten.
• Zeiten festlegen ist nicht immer möglich, wenn Sie darauf warten, dass ein Kollege oder sogar Ihr Chef Ihnen einige Informationen sendet.
• Und die Akzeptanz, dass Sie nicht alle Posteingänge verwalten können, bedeutet, dass Sie von Anfang an besiegt sind.

Wir bei InboxPro schlagen einen anderen Ansatz vor, um mit E-Mails zu arbeiten, indem wir die neuen Tools integrieren, die KI und Automatisierung bieten. Wir nennen es InboxPro Zero!

InboxPro Zero E-Mail-Management-System

• Aktion: Verwenden Sie das Tool “Zusammenfassen” und “Vorlagen” mit vorgefertigten Antworten auf die häufigsten Fragen, um so schnell wie möglich zu antworten.
• Warten auf: Verwenden Sie das “Follow-ups”-Tool von InboxPro, um die Follow-up-Kette von E-Mails zu automatisieren.
• Später lesen: Verwenden Sie “Snooze”, um die E-Mail erneut zu senden und eine automatische Erinnerung zu erhalten.
• Andere: Wenn es Sie nicht interessiert, denken Sie nicht darüber nach, löschen Sie es.

Geben Sie ihm eine Chance und lassen Sie mich wissen, ob Ihnen dieses System gefällt. Probieren Sie InboxPro hier aus.

Einen schönen und produktiven Tag!